Regulamin usługi XLR.pro

§1. Definicje

• Usługodawca — Agencja LDB Paweł Stefanowicz, NIP: 6112516657, VAT UE: PL6112516657, adres: ul. Łazienkowska 1b, 58-570 Jelenia Góra, e-mail: [email protected]
• Usługa / XLR.pro — platforma SaaS dla branży produkcji eventowej (zarządzanie sprzętem, magazynem, wydarzeniami, ekipą, flotą i ofertami wraz z siecią kontaktów Standby), dostępna pod adresem app.xlr.pro
• Użytkownik — osoba fizyczna lub prawna, która zawarła umowę z Usługodawcą poprzez rejestrację konta
• Konto — zbiór zasobów i ustawień przypisanych do Użytkownika w ramach Usługi
• Plan — wybrany wariant Usługi (Free, Starter, Pro, Business, Enterprise) określający zakres dostępnych funkcji i limitów
• Plan Free — bezpłatny, bezterminowy plan obejmujący funkcje sieci kontaktów Standby (publiczna wizytówka firmy oraz wyszukiwanie i kontakt); nie wymaga podania karty płatniczej
• Trial — bezpłatny okres próbny trwający 7 dni, z pełnym dostępem do funkcji wybranego planu płatnego (szczegóły w §4)
• Subskrypcja — odpłatna usługa odnawiana cyklicznie (miesięcznie lub rocznie)

§2. Zakres i charakter Usługi

XLR.pro to oprogramowanie jako usługa (SaaS) umożliwiające:

• zarządzanie katalogiem sprzętu AV (dodawanie, edycja, kategoryzacja, kody QR/barcode)
• planowanie i obsługę eventów z przypisaniem sprzętu
• zarządzanie magazynami i operacjami wydania/zwrotu
• obsługę zgłoszeń serwisowych
• generowanie raportów i dokumentów PDF
• przygotowywanie wycen i ofert dla klientów (w planach z tą funkcją — także z pomocą AI)
• planowanie pracy ekipy i floty pojazdów (w zależności od planu)
• zarządzanie wieloma firmami i użytkownikami (w zależności od planu)
• udział w sieci kontaktów Standby — publiczna wizytówka, wyszukiwanie i kontakt (szczegóły w §16)

Usługa świadczona jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Nie jest wymagana instalacja żadnego oprogramowania na urządzeniu Użytkownika.

§3. Rejestracja i konto

1. Rejestracja konta jest bezpłatna i wymaga podania adresu e-mail oraz hasła.
2. Użytkownik zobowiązuje się podać prawdziwe dane i zachować poufność hasła.
3. Jedno konto może obejmować wiele użytkowników w ramach jednej organizacji (multi-user), zgodnie z limitami wybranego planu.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji lub zablokowania konta bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku naruszenia niniejszego Regulaminu.
5. Użytkownik zobowiązany jest do aktualizacji danych konta w przypadku ich zmiany.

§4. Okres próbny (Trial)

1. Trial trwa 7 dni kalendarzowych od momentu aktywacji i obejmuje pełny dostęp do funkcji wybranego planu płatnego.
2. Aktywacja trialu wymaga podania danych karty płatniczej w bezpiecznym formularzu operatora płatności (Stripe). W dniu aktywacji karta nie jest obciążana (0 USD).
3. Po zakończeniu trialu karta zostaje automatycznie obciążona opłatą za wybrany plan i okres rozliczeniowy, chyba że Użytkownik anulował subskrypcję przed końcem okresu próbnego (panel Ustawienia → Subskrypcja). Anulowanie w trakcie trialu nie wiąże się z żadną opłatą.
4. Konto utworzone bez wyboru planu płatnego otrzymuje 7-dniowy okres testowy bez podawania karty; po jego upływie konto przechodzi w tryb tylko do odczytu (dane pozostają dostępne do wglądu) do czasu aktywacji wybranego planu.
5. Dane wprowadzone podczas okresu próbnego zostają zachowane niezależnie od planu wybranego po jego zakończeniu.
6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednorazowego przyznania jednego trialu na adres e-mail / domenę firmową.

§5. Plany i cennik

Wszystkie ceny wyrażone są w dolarach amerykańskich (USD) i są cenami netto. Podatek VAT (lub inny właściwy podatek) doliczany jest automatycznie według kraju oraz statusu podatkowego Użytkownika; przedsiębiorcy z UE posiadający ważny numer VAT UE rozliczają podatek na zasadzie odwrotnego obciążenia (reverse charge) po podaniu numeru w formularzu płatności. Przy rozliczeniu rocznym opłata za 12 miesięcy pobierana jest jednorazowo z góry (odpowiednio: Starter 288 USD, Pro 900 USD, Business 1980 USD netto). Ostateczna kwota obciążenia, wraz z podatkiem, jest każdorazowo prezentowana w podsumowaniu płatności (Stripe Checkout) przed jej zatwierdzeniem.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z zachowaniem zasad określonych w §11.

§6. Płatności i subskrypcja

1. Płatności za plany płatne realizowane są za pośrednictwem operatora płatności Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Dostępne metody płatności (m.in. karta płatnicza) prezentowane są w formularzu Stripe Checkout.
2. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny), chyba że Użytkownik ją anuluje przed datą odnowienia.
3. Usługodawca wystawi fakturę w ciągu 7 dni od daty płatności na adres e-mail podany w koncie; historia płatności dostępna jest również w panelu zarządzania subskrypcją.
4. W przypadku nieudanej płatności (odrzucenie karty, brak środków) operator płatności ponawia próby obciążenia zgodnie ze swoim harmonogramem. Do czasu uregulowania płatności konto przechodzi w tryb tylko do odczytu (dane pozostają dostępne do wglądu); po uregulowaniu płatności pełny dostęp zostaje przywrócony automatycznie.
5. XLR.pro nie przechowuje danych kart płatniczych — są one przetwarzane wyłącznie przez Stripe.

§7. Anulowanie subskrypcji

1. Użytkownik może anulować subskrypcję w dowolnym momencie z poziomu panelu Ustawienia → Subskrypcja.
2. Po anulowaniu konto pozostaje aktywne do końca opłaconego okresu rozliczeniowego.
3. Anulowanie nie skutkuje automatycznym zwrotem środków za niewykorzystany czas, z zastrzeżeniem §8.
4. Po wygaśnięciu subskrypcji konto przechodzi na bezpłatny plan Free — firma zachowuje publiczną wizytówkę Standby oraz wyszukiwanie i kontakt w sieci kontaktów, a dostęp do funkcji płatnych (m.in. magazyn, wydarzenia, oferty) zostaje wyłączony. Dane wprowadzone w okresie płatnej subskrypcji są zachowane przez co najmniej 90 dni od przejścia na plan Free; po tym czasie dane przekraczające limity planu Free mogą zostać usunięte z 30-dniowym uprzedzeniem.

§8. Polityka zwrotów

1. Przy pierwszej płatności za plan płatny Użytkownik ma prawo do odstąpienia od umowy i zwrotu środków w ciągu 7 dni od daty płatności.
2. Prawo do zwrotu nie przysługuje, jeśli Użytkownik aktywnie korzystał z Usługi przez cały ten okres (tj. logował się i korzystał z funkcji premium po dokonaniu płatności) — zgodnie z art. 38 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta.
3. Wniosek o zwrot należy przesłać na adres [email protected] z tytułem „Zwrot XLR.pro – [adres e-mail konta]".
4. Zwrot realizowany jest tą samą metodą płatności w ciągu 14 dni roboczych od akceptacji wniosku.
5. Zwrot nie dotyczy odnowień subskrypcji ani planów Enterprise.

§9. Prawa i obowiązki Użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się do:

• korzystania z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem i obowiązującym prawem
• nieudostępniania danych dostępowych osobom nieuprawnionym
• niepodejmowania działań mogących zakłócić działanie Usługi lub narazić innych użytkowników
• niepodejmowania prób inżynierii wstecznej, dekompilacji ani tworzenia konkurencyjnych produktów na podstawie Usługi
• nieodsprzedawania dostępu do Usługi osobom trzecim

Użytkownik jest właścicielem danych wprowadzonych do systemu (danych sprzętu, eventów itp.). Usługodawca nie rości sobie żadnych praw do tych danych. Postanowienie to nie wyłącza licencji na Treści publikowane w profilu publicznym (Standby), o której mowa w §16.

§10. Obowiązki i odpowiedzialność Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi z należytą starannością i dołożenia wszelkich wysiłków w celu zapewnienia jej dostępności na poziomie co najmniej 99% w skali miesiąca (z wyłączeniem zaplanowanych przerw konserwacyjnych).
2. Usługa świadczona jest w stanie „takim, jaki jest" (as-is). Usługodawca nie gwarantuje, że Usługa będzie wolna od błędów.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za: przerwy wynikające z siły wyższej, działań osób trzecich, awarii infrastruktury zewnętrznej (Railway, dostawcy internetu) ani błędów leżących po stronie Użytkownika.
4. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika nie przekroczy sumy opłat abonamentowych uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 3 miesięcy przed zdarzeniem powodującym szkodę.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przerw konserwacyjnych trwających nie dłużej niż 4 godziny miesięcznie, o których informuje Użytkowników z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem (z wyjątkiem awarii krytycznych).

§11. Zmiany Regulaminu i cennika

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach informuje Użytkowników e-mailem na co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
2. W przypadku zmiany cennika dotyczącej aktywnych subskrypcji, nowe ceny obowiązują od następnego okresu rozliczeniowego po 30-dniowym wyprzedzeniu.
3. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie jest równoznaczne z akceptacją nowego Regulaminu. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, ma prawo do rezygnacji z Usługi bez kosztów do daty wejścia zmian w życie.

§12. Przetwarzanie danych (umowa powierzenia)

W zakresie, w jakim Użytkownik wprowadza do Usługi dane osobowe swoich klientów lub pracowników, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor), a Użytkownik jako administrator tych danych w rozumieniu RODO.

Szczegółowe warunki przetwarzania danych określa Polityka Prywatności XLR.pro. Na wniosek Użytkownika Usługodawca może zawrzeć odrębną Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) — w tym celu prosimy o kontakt na [email protected].

§13. Rozwiązanie umowy

1. Umowa na korzystanie z Usługi może zostać rozwiązana przez każdą ze stron w dowolnym momencie.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika (np. próba włamania, rozpowszechnianie szkodliwego oprogramowania).
3. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik ma 30 dni na pobranie swoich danych. Po tym czasie dane mogą zostać trwale usunięte.

§14. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Jeśli Użytkownikiem jest konsument, może on skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności platformy ODR dostępnej pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr.

§15. Kontakt i reklamacje

§16. Standby: profile publiczne i treści Użytkownika

1. Charakter Standby. Standby to funkcja Usługi umożliwiająca Użytkownikom utworzenie publicznego profilu (wizytówki) oraz wzajemne odnajdywanie się i nawiązanie kontaktu. Usługodawca wyłącznie udostępnia narzędzie do kojarzenia i kontaktu. Dalsza współpraca między Użytkownikami (negocjacje, umowy, wynagrodzenie, wykonanie pracy lub usług) odbywa się bezpośrednio między nimi, poza Usługą. Usługodawca nie jest stroną tych relacji, nie pośredniczy w zatrudnieniu ani świadczeniu pracy/usług, nie jest agencją zatrudnienia ani agencją pracy tymczasowej i nie pobiera prowizji od współpracy nawiązanej między Użytkownikami.
2. Treści Użytkownika. „Treści Użytkownika” to dane publikowane w profilu publicznym: nazwa, opis/bio, kategorie i kompetencje, zdjęcie profilowe, logo, portfolio oraz dane kontaktowe ujawniane po nawiązaniu kontaktu. Publikacja jest dobrowolna; Użytkownik odpowiada za zgodność Treści z prawem i Regulaminem.
3. Licencja. Publikując Treści, Użytkownik udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej, ograniczonej licencji na ich przechowywanie, zwielokrotnianie, skalowanie i wyświetlanie wyłącznie w celu świadczenia Usługi (w tym za pośrednictwem dostawcy hostingu obrazów). Licencja wygasa z chwilą usunięcia Treści lub konta (poza kopiami zapasowymi przez czas technicznie niezbędny). Użytkownik zachowuje prawa do swoich Treści — Usługodawca nie nabywa ich własności.
4. Oświadczenia Użytkownika. Publikując Treści, Użytkownik oświadcza, że: (a) przysługują mu prawa (autorskie, do znaków) lub posiada niezbędne zgody; (b) w przypadku wizerunku osoby — posiada jej zgodę na rozpowszechnianie; (c) Treści nie naruszają praw osób trzecich ani prawa.
5. Zakazane treści. Zabronione są Treści: bezprawne, nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd; naruszające prawa osób trzecich (autorskie, znaki, wizerunek, dobra osobiste); obraźliwe, dyskryminujące, nawołujące do nienawiści lub przemocy; o charakterze spamu lub reklamy niezwiązanej z Usługą; zawierające złośliwe oprogramowanie lub szkodliwe odnośniki; naruszające prywatność innych.
6. Moderacja. Usługodawca może — na zgłoszenie (funkcja „Zgłoś profil”) lub z własnej inicjatywy — ukryć lub usunąć Treści naruszające Regulamin lub prawo, a przy rażących lub powtarzających się naruszeniach zawiesić lub usunąć konto.
7. Odpowiedzialność. Usługodawca nie weryfikuje z góry i nie odpowiada za Treści Użytkowników ani za przebieg i skutki współpracy nawiązanej za pośrednictwem Standby.